Messestand in Deutschland für Aussteller aus Japan

Sie stellen als japanisches Unternehmen auf der AMB Stuttgart, der EMO Hannover, der productronica München oder der automatica München aus? EXFAIR plant und baut Ihren Messestand in Deutschland, seit 1987 in eigener Fertigung in Villingen-Schwenningen, mit Auf- und Abbau, einem festen Ansprechpartner und Projektleitung auf Deutsch und Englisch. Briefings laufen auch online, Anfragen beantworten wir in 24–48 Stunden.

Checkliste: Was Aussteller aus Japan in Deutschland beachten müssen

Einreise und Standpersonal

Japanische Staatsangehörige reisen für Messebesuche und Standdienst bis 90 Tage in 180 Tagen ohne Visum ein. Seit April 2026 werden Nicht-EU-Reisende an der Schengen-Außengrenze im Entry/Exit-System (EES) biometrisch registriert – beim ersten Mal dauert die Kontrolle länger, planen Sie am Flughafen Puffer ein. Die elektronische Reisegenehmigung ETIAS ist noch nicht in Kraft (ein Starttermin steht noch nicht fest; die EU kündigt ihn einige Monate vorher an); sobald sie gilt, wird sie vor der Reise online beantragt. Für entsandtes Standpersonal gilt das Sozialversicherungsabkommen zwischen Deutschland und Japan: Zuständig ist der Japan Pension Service – lassen Sie sich dort eine Entsende- bzw. Versicherungsbescheinigung ausstellen und führen Sie sie am Stand mit – deutsche Prüfbehörden fragen danach.

Exponate, Zoll und Fracht

Exponate aus Japan kommen als Drittlandseinfuhr nach Deutschland: Seefracht von Yokohama oder Kobe nach Hamburg rund 6–7 Wochen; Luftfracht 3–5 Tage – plus 3–5 Tage für Zollabfertigung und Vorlauf zum Messegelände. Für Exponate, die wieder zurückgehen, ist das ATA-Carnet (Ausstellung durch die Japan Commercial Arbitration Association (JCAA)) das einfachste Verfahren; Give-aways, Prospekte und Verbrauchsmaterial werden endgültig verzollt und mit 19 % Einfuhrumsatzsteuer belegt. Holzkisten und Paletten müssen ISPM-15-behandelt und gekennzeichnet sein. Nutzen Sie den offiziellen Messespediteur der Messe (Zollabfertigung am Gelände, Vorlager, Stapler in der Halle – Stapler und Kran darf nur er fahren). EXFAIR koordiniert Anlieferzeitfenster, Leergut und Rücktransport mit ihm oder mit Ihrem Zollagenten.

Produkte, Schutzrechte und Datenschutz

Maschinen und Elektrogeräte, die am Stand vorgeführt werden, müssen den EU-Sicherheitsanforderungen entsprechen (CE); nicht konforme Exponate dürfen nur mit gut sichtbarem Hinweis gezeigt werden, dass sie in der EU erst nach Anpassung verkauft werden, und nicht unter Spannung vorgeführt werden. Exponate unter Strom prüft der Messe-Elektriker vor der Inbetriebnahme. Melden Sie Marken und Designs, die Sie erstmals in Deutschland zeigen, vorher beim EUIPO an; Rechteinhaber setzen ihre Schutzrechte auf deutschen Messen aktiv durch. Für die Leaderfassung am Stand gilt die DSGVO: Visitenkarten-Scans und Badge-Scans brauchen eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse, die Daten dürfen nur mit Rechtsgrundlage nach Japan übertragen werden – Ihr Datenschutzbeauftragter sollte das Lead-Formular vorher freigeben.

Steuern: Rechnung, Vorsteuer, Verkauf am Stand

Die Messebau-Leistung stellt EXFAIR japanischen Unternehmenskunden in der Regel ohne deutsche Umsatzsteuer in Rechnung. Deutsche Vorsteuer aus Hotel, Bewirtung, Standmiete und Einkäufen können Unternehmen aus Japan über das Vergütungsverfahren für Drittstaaten beim Bundeszentralamt für Steuern zurückholen – die Gegenseitigkeit ist anerkannt; Antrag bis 30. Juni des Folgejahres mit Originalrechnungen und Unternehmerbescheinigung. Verkäufe am Stand an Endkunden können eine deutsche Umsatzsteuerregistrierung auslösen.

Anreise, Strom und Messealltag

Anreise: Nonstop-Flüge aus Tokio und Osaka nach Frankfurt und München (12–14 Stunden). Zeitunterschied: 7 bis 8 Stunden vor Deutschland. Strom auf dem Stand: 230 V/50 Hz mit Schuko-Steckdosen – in Japan 100 V/50–60 Hz mit Steckertyp A/B; EXFAIR bestellt den Hallenanschluss und plant Adapter oder Transformatoren für Ihre Exponate ein. Hotels rund um Düsseldorf, Hannover, München und Frankfurt sind zu Leitmessen früh ausgebucht und deutlich teurer – buchen Sie mit der Standanmeldung. Hallenöffnung meist 9–18 Uhr, Standpartys sind bis in den Abend üblich, Sonntage bei einigen Messen Publikumstage. Deutsche Fachbesucher kommen mit konkreten Fragen zu Technik, Lieferzeit und Preis; englischsprachige Unterlagen reichen, deutsche Kurzfassungen der Standgrafik erhöhen die Ansprache. Japanische Aussteller schätzen verbindliche Zeitpläne und schriftliche Freigaben – genau so arbeitet EXFAIR: jeder Schritt wird dokumentiert, Änderungen werden vor der Fertigung bestätigt. Deutsche Fachbesucher stellen direkte technische Fragen und erwarten Preise auf Nachfrage; Visitenkarten sind üblich, die japanische Übergabeetikette wird nicht erwartet.

Zeitplan für Aussteller aus Japan

• 6 Monate vor der Messe: Standfläche buchen, Förderantrag stellen (Angebot von EXFAIR beilegen), Hotels reservieren.
• 4 Monate vorher: Sonderbau beauftragen (je nach Umfang 8–24 Wochen Vorlauf); Standdesign und 3D-Visualisierung freigeben.
• 3 Monate vorher: Seefracht buchen, ATA-Carnet beantragen, Verpackung ISPM-15 sicherstellen; Sozialversicherungsbescheinigung für das Personal beantragen.
• 6–8 Wochen vorher: Anmeldefristen der Messe für Hängungen, Strom, Wasser, Ausstellerausweise und Parkplätze – EXFAIR übernimmt die technischen Bestellungen.
• 2 Wochen vorher: Exponate im Vorlager des Messespediteurs; Grafikdaten, Bildschirminhalte und Give-aways final.
• Aufbau: EXFAIR übergibt den fertigen Stand vor Messebeginn – Ihr Team kommt zum Einräumen.

Stand: September 2026. Zoll-, Visa- und Steuerangaben sind allgemeine Hinweise, keine Rechts- oder Steuerberatung; verbindlich sind die Technischen Richtlinien der jeweiligen Messe sowie die Auskünfte von Zoll, Botschaft und Steuerberater.